Trasferte aziendali: le strategie microeconomiche per ridurre i costi

Per un’azienda, una trasferta non comincia quando il dipendente sale su un aereo o su un treno: inizia nel momento in cui si decide come organizzare il viaggio, quali alternative confrontare e quanto valore attribuire al tempo impiegato. È proprio in questa fase che entrano in gioco alcune semplici logiche microeconomiche che permettono di pianificare al meglio tutto il viaggio andando a ridurre i costi senza compromettere l’efficienza di chi si sposta per affari. Ecco alcuni consigli.

Un progetto, non un semplice viaggio

È stato riscontrato che le aziende che riescono a ridurre le spese per le trasferte sono quelle che scelgono di considerare ogni trasferta come un piccolo progetto. Pertanto, non vanno solamente a stabilire quanto spendere per il volo o per l’hotel: cominciano stimando il costo complessivo, comprendendo anche gli spostamenti locali, i parcheggi, i pasti e le eventuali spese accessorie, per poi selezionare i servizi più convenienti e al tempo stesso qualitativi.

Ad esempio, chi deve organizzare una partenza in aereo da uno scalo come Bergamo dovrebbe pensare anche a dove lasciare l’auto, proprio perché anche questa scelta può incidere sul budget complessivo. Una semplice comparazione tra le diverse alternative di parcheggio Bergamo Orio al Serio , su portali specializzati come Parkos, può aiutare a evitare costi inattesi. Dopo la comparazione si potrà procedere alla prenotazione del parcheggio Orio al Serio P2 o di un altro sempre nelle vicinanze, approfittando di tariffe più convenienti rispetto a quelle dei parcheggi interni agli aeroporti.

Il costo più basso non è sempre il costo più conveniente

La microeconomia insegna che il prezzo non è l’unica variabile da considerare. Infatti, una soluzione apparentemente economica può produrre costi indiretti superiori, come tempi di trasferimento più lunghi, maggiore probabilità di ritardi, difficoltà logistiche o perdita di ore lavorative. Lo stesso principio vale per gli hotel. Ad esempio, scegliere una struttura distante dal luogo dell’incontro d’affari, soltanto perché costa meno, può rivelarsi controproducente se obbliga il dipendente a sostenere ulteriori spese di trasporto. Durante la pianificazione del viaggio si dovrebbero considerare con attenzione tutte le diverse variabili.

Aggregare le trasferte per aumentare l’efficienza

Un’altra strategia usata da molte aziende è questa: quando possibile, è utile unire più trasferte o più appuntamenti di lavoro in un unico viaggio. Si tratta di un meccanismo semplice, ma con un effetto significativo sui costi marginali: il viaggio viene effettuato una sola volta, e il suo costo va a supportare più di un’attività. Questa logica è utile anche e soprattutto in caso di trasferte internazionali: organizzare più riunioni e incontri in un solo viaggio consente di ridurre notevolmente le spese.

Regole chiare per evitare dispersioni senza tagliare ciò che produce valore

Infine, non dimentichiamo che anche definire delle policy interne semplici può fare la differenza. Fasce di spesa per gli alberghi, criteri per la scelta dei mezzi di trasporto, limiti ragionevoli per i pasti e procedure per l’autorizzazione delle trasferte sono tutti fattori che possono evitare dispersioni e aumenti dei costi. È importante, però, ricordare che una politica efficace sulle trasferte non dovrebbe quindi partire dall’obiettivo di spendere il meno possibile: dovrebbe chiedersi dove il denaro produce valore e dove, invece, viene semplicemente disperso. In questo modo il vero risparmio aziendale potrà nascere da una gestione razionale delle risorse. Così facendo, la trasferta diventerà più di una spesa da contenere: sarà un investimento proporzionato al risultato economico che l’impresa si aspetta di ottenere.

Rimani aggiornato seguendoci su Google News!

SEGUICI