Previsione sui flussi di cassa: a cosa serve e come svolgerla al meglio

I flussi di cassa sono uno degli aspetti più sottovalutati (ma non per questo meno importanti) nella gestione aziendale.

Si tratta infatti del calcolo (e previsione) della liquidità aziendale disponibile, basandosi sulle entrate e le uscite di un determinato lasso di tempo.

Devono essere inclusi in essi anche le stime sulle spese e i costi non monetari, proprio perché devono essere considerati come un quadro complessivo della situazione fiscale dell’attività in modo esauriente e concreto.

Non a caso la previsione dei flussi di cassa è sempre stata considerata un ottimo metodo per prevenire eventuali ammanchi o problematiche finanziarie interne alle aziende, al fine di elaborare costantemente strategie mirate ed ottimizzare le proprie risorse.

Perché tenere sotto controllo i flussi di cassa

Chiarito il concetto di previsioni sui flussi di cassa (chiamati anche cash flow), passiamo ora a definire la loro importanza all’interno di un piano aziendale.

Predisporre i flussi di cassa, studiarli e poi compilarli sono sicuramente un ottimo modo per molti motivi.

Predisporre un budget delle vendite affidabile

In questo caso bisogna rendersi conto che ogni previsione deve avere ben chiaro il proprio obiettivo, i passi da fare e le strategie da compiere per riuscire ad arrivare a quella determinata cifra di entrate unitarie.

Fare previsioni precise sugli incassi

Per riuscire a completare questo dato devono essere tenute in considerazione le fatture già emesse, gli eventuali ordini clienti, i contratti già firmati e successivamente le condizioni di vendita effettiva applicate al cliente finale

Tenere conto della possibile stagionalità degli incassi

In alcuni business si deve tenere conto di questo parametro, soprattutto se si parla di aziende che operano in luoghi di villeggiatura e/o mete turistiche balneari.

Gestire al meglio i ritardi nei pagamenti dei clienti

Capita di dover avere a che fare con clienti di cui si è sicuri dell’incasso ma non della loro puntualità nel saldare i propri debiti, per cui è importante poterli classificare e opportunamente gestirli all’interno del proprio piano di entrate.

Prevedere e far fronte ad eventuali insoluti

Questa regola è considerata quasi obbligata, dal momento che è sempre necessario prevedere una quota di insoluti (n.d.r mancati guadagni/pagamenti).

Avere più controllo sulla liquidità sia in entrata che in uscita

Nelle attività commerciali che incassano immediatamente tramite fatture o scontrini, si deve ragionare secondo un’ottica già improntata alla previsione sulle vendite del periodo, non tralasciando la media storica degli incassi dei mesi passati

Come si calcolano i flussi di cassa

Per calcolare e fare previsioni sui flussi di cassa è necessario innanzitutto indicare tutte le entrate ed uscite (con relative date dei pagamenti) inerenti al periodo da prendere in considerazione.

Ciò dovrà essere effettuato non tralasciando nessun aspetto contabile, nello specifico:

• Inserire in primis le date di pagamento sicuro (fisso). Alla voce entrate, è bene partire inserendo quelle sicure, considerate quindi fisse, derivanti soprattutto da clienti affidabili, contratti già stipulati, rid bancari, canoni… Va da sé però, che non devono essere inseriti nel proprio piano tutti i mancati incassi e le eventuali perdite per colpa di aziende o privati inadempienti
• Inserire le entrate e uscite nel mese effettivo di incassi/pagamento. Tutte le entrate e le uscite vanno inserite necessariamente nel mese di effettivo incasso/pagamento e non quando si emette/riceve la fattura, infatti dovranno essere segnalate solo e solamente quando si incasseranno o pagheranno concretamente
• Inserire l’IVA. L’IVA deve essere applicata obbligatoriamente su ogni voce, e dovrà essere incassata o dal cliente o pagata al fornitore
• Identificare le uscite nel mese effettivo di pagamento (incominciando da quelle fisse). Così come per le entrate, anche per le uscite ci si basa su un meccanismo analogo, che anche in questo caso mette al primo posto quelle fisse, come per esempio l’affitto, i canoni di leasing, le rate di rimborso prestiti, le tasse, i contributi statali e infine i salari dei dipendenti. Da non scordare poi quelle derivanti da bollette (utenze), costi di promozione e marketing, spese per auto aziendali, cancelleria, assicurazioni, manutenzioni straordinarie
• Inserire nelle entrate anche eventuali prestiti. Nelle entrate quindi devono essere inserite anche somme derivanti da prestiti ricevuti dalla banca, finanziatori, aziende con cui si è instaurata una collaborazione, soci…
• Costi ed investimenti iniziali di avvio. E’ da considerare solamente per le attività in fase iniziale di sviluppo e organizzazione, le quali devono tenere conto anche dei costi e degli investimenti iniziali per avviare il proprio business, dovendo considerare quindi l’acquisto delle materie prime e delle attrezzature, dei lavori di sistemazione, della creazione della società ecc ecc.

È possibile svolgere i calcoli dei flussi di cassa con diversi metodi: data per scontata la digitalizzazione di questo processo aziendale, la soluzione più immediata è sicuramente quella di utilizzare un foglio di calcolo elettronico in modo da impostare il calcolo e automatizzarlo con formule specifiche.

Questo metodo, però, non è esente da possibili problemi: l’implementazione dei dati e delle formule resta un procedimento perlopiù manuale, che si traduce in una probabilità di errori piuttosto alta.

Per questo, al fine di ridurre al minimo gli errori e avere prospetti precisi e accurati, il consiglio è quello di avvalersi di un software per la gestione dei flussi di cassa.

In questo modo l’azienda potrà non solo tenere sotto controllo in modo preciso i dati relativi ai flussi di cassa, ma anche potenziare le previsioni ed analisi grazie alle funzionalità offerte da queste soluzioni (come per esempio il calcolo automatico dell’IVA o la riconciliazione bancaria) per una gestione della liquidità sempre più affidabile ed utile per la strategia aziendale.