I vantaggi di un software di gestione delle presenze per l’azienda

La registrazione delle presenze dei dipendenti è un’attività fondamentale in qualunque azienda e rispetto al passato oggi esistono delle tecnologie moderne ed efficienti per effettuarla.

Timbrare il cartellino, infatti, è una procedura ormai obsoleta, sostituibile con sistemi più innovativi: è sufficiente integrare in azienda un software di gestione delle presenze.

Si tratta di un modo più rapido, semplice e sicuro per rilevare quotidianamente la presenza del personale nell’impresa, in grado di offrire molte altre funzionalità utili. I moderni sistemi di timbratura mettono a disposizione tanti servizi indispensabili per le organizzazioni, come la possibilità di controllare l’attività dei dipendenti e agevolare una serie di processi aziendali.

Come scegliere un software per la gestione di presenze e attività dei dipendenti

In fase di scelta del software per rilevare le presenze e le attività del personale è importante tenere conto di determinati aspetti.

Una caratteristica utile risulta essere la configurazione guidata, per attivare la tecnologia con il supporto di un team di esperti, anche attraverso una consulenza specializzata.

Bisogna anche valutare con attenzione tutte le funzionalità aggiuntive del software HR, per essere certi di usufruire di una tecnologia adeguata alla propria organizzazione.

Lo stesso vale per il rispetto della privacy dei lavoratori, assicurandosi che il programma sia a norma di legge per evitare contenziosi e altri problemi di natura legale, per gestire l’azienda in modo più efficiente, ottimizzare i costi e tutelare anche i diritti e il benessere dei dipendenti.

Per usufruire di una soluzione affidabile, funzionale e all’avanguardia è possibile optare per Geobadge HR, un software rilevazione presenze sviluppato appositamente per la gestione del personale in azienda, che può essere utilizzato sia da portale web che tramite app.

Impiegato da oltre 1.000 imprese in più di 15.000 luoghi di lavoro, questo software HR in cloud consente di realizzare timbrature in diversi luoghi tramite app o rilevatore, gestire in modo più efficiente ferie, permessi e altre assenze e inviare i dati per i cedolini in tempi record.

Perché gestire presenze e attività dei dipendenti tramite un software HR?

Nonostante molte aziende ricorrano ancora a orari di lavoro prefissati e sedi di lavoro fisse, tante realtà utilizzano anche modalità lavorative più moderne e versatili come lo smart working, gli orari flessibili e il lavoro in più sedi, a seconda delle diverse necessità del business.

Attraverso un software aziendale di rilevazione delle presenze è possibile soddisfare le nuove esigenze aziendali nel rispetto dei diritti dei lavoratori, usufruendo di importanti vantaggi che rendono questa tecnologia essenziale nel contesto odierno.

Un software di nuova generazione consente di sostituire i vecchi sistemi meccanici ed elettronici con supporti fissi con una tecnologia digitale più efficiente, per una timbratura precisa e rapida dei dipendenti. In questo modo non bisogna installare alcuna apparecchiatura fisica, riducendo i costi aziendali e semplificando la registrazione delle presenze da parte dei lavoratori.

Inoltre, è possibile accedere al programma ovunque e in qualsiasi momento, grazie ai vantaggi legati alla tecnologia cloud.

In particolare, i dipendenti possono registrare la presenza dal PC aziendale quando lavorano presso una postazione fissa: basta entrare nell’area web personale ed inserire manualmente le timbrature direttamente sul proprio cartellino. In alternativa, i collaboratori possono segnare la presenza da un’app sullo smartphone, una soluzione ideale per i lavoratori in trasferta, in smart working o che svolgono attività al di fuori delle sedi aziendali direttamente dai clienti.

Un altro beneficio dei software di rilevamento delle presenze dei dipendenti è rappresentato da una gestione migliore di ferie, turni e permessi, attività particolarmente complesse in qualsiasi azienda.

Con questa tecnologia si possono organizzare i turni di lavoro, i permessi e le ferie direttamente online, per garantire un servizio comodo e semplice ai dipendenti e allo stesso tempo ottimizzare la produttività aziendale. È possibile anche conferire maggiore autonomia al personale, per esempio stabilendo delle regole generali ma lasciando liberi i lavoratori di organizzare personalmente la propria giornata lavorativa purché garantiscano un’adeguata copertura.

Attraverso un software per la gestione delle presenze si possono inoltre creare report dettagliati, per avere sempre il pieno controllo dell’organizzazione e un quadro aggiornato sulle presenze dei dipendenti.

Dai dati generati si possono effettuare analisi delle ore per le paghe o per semplificare la fatturazione, valutare le performance dei collaboratori e agevolare le pratiche amministrative. Infine, è bene ricordare come i migliori software consentano anche di archiviare e organizzare documenti, contratti, buste paga e CU in un unico luogo digitale, accessibile ai lavoratori per semplificare la comunicazione interna.