Come funziona l’emissione di fattura elettronica

Ormai da alcuni mesi un ampio numero di contribuenti ha l’obbligo di emettere fatture elettroniche verso la pubblica amministrazione e i clienti, sia privati sia aziende. Allo stesso tempo anche i fornitori inviano alle imprese fatture in formato elettronico. Per gestire l’emissione di fatture elettroniche è importante avere a disposizione un software adatto, che consenta di seguire l’intero processo, di svolgerlo in modo corretto, di conservare la documentazione a norma di legge. L’offerta disponibile in commercio è ampia e si possono trovare anche software gratuiti, che aiutano l’azienda a mantenersi completamente in regola con le vigenti leggi.

Gestire una fattura elettronica

Chi ha l’obbligo di usare fatture in formato digitale oggi deve utilizzare appositi programmi per l’emissione di fatture elettroniche. Fattura elettronica non è infatti sinonimo di fattura digitalizzata, si tratta invece di un documento che deve essere prodotto in uno specifico formato, e inviato al cliente utilizzando l’apposito servizio di interscambio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. Questi programmi permettono di compilare il documento e di verificarne l’invio al SI, con eventuali ripetizioni dell’operazione in caso di problematiche di vario genere. Oltre a questo il software consente anche di ricevere fatture elettroniche dai fornitori e di archiviare in modo corretto questo tipo di documentazione, attiva e passiva. Oggi infatti vige anche l’obbligo di conservare le fatture in formato XML, non modificabile in alcun modo.

Il vantaggio della fatturazione elettronica

Utilizzare le fatture elettroniche consente di approfittare di una serie di vantaggi, non solo per quanto riguarda il trattamento fiscale. Sono infatti disponibili software che si occupano di emissione di fatture elettroniche, oltre che di gestione del processo di invio e pagamento e della fase di conservazione. Tali software possono essere integrati con un più ampio sistema di gestione contabile, in modo da mantenere il costante controllo sul flusso di cassa, sui pagamenti da parte dei clienti, sulle spese effettuate, sulle necessitò dal punto di vista fiscale. Con questi programmi emettere e gestire le fatture è un’attività molto più rapida rispetto a un tempo. I programmi di ultima generazione consentono anche di utilizzare alcune automazioni, ad esempio per quanto riguarda il controllo dei dati anagrafici dei clienti o l’invio di solleciti di pagamento. Automatizzando si diminuiscono i tempi, inoltre si ha la certezza che il cliente abbia ricevuto effettivamente la fattura. L’agenzia delle entrate inoltre favorisce coloro che usano esclusivamente fatture elettroniche, garantendo loro canali particolari per il pagamento delle imposte.

Quanto costa

Quando la fatturazione elettronica è stata introdotta su larga scala molte aziende si sono lamentate del fatto che si trattasse di un mero costo aggiuntivo. Oggi le cose sono decisamente cambiate, grazie anche alla disponibilità di software per l’emissione delle fatture elettroniche e per la gestione dell’intero processo di fatturazione completamente gratuiti. Ovviamente solo le funzionalità di base sono gratuite, ma per buona parte delle aziende si tratta delle normali attività quotidiane. Chi desidera maggiori servizi, come ad esempio la personalizzazione delle lettere di sollecito o l’integrazione del software con il gestionale aziendale, è necessario un piccolo pagamento annuale.