Semplificare i processi HR: punti critici, strategie e soluzioni

La gestione del personale in azienda deve avvenire in modo attento e strategico, analizzando eventuali punti critici per comprendere come migliorare la situazione. Ogni impresa, del resto, funziona perché la produzione non si ferma. Ma le difficoltà comunicative talvolta rendono i processi meno snelli e più snervanti.

Per fronteggiare tali problematiche, bisogna valutare delle soluzioni HR, come una piattaforma specializzata a snellire molti degli aspetti operativi, dalla gestione alle schede dei dipendenti, fino ai turni di lavoro stessi.

Perché è fondamentale snellire i processi HR

Sono diversi i problemi che le imprese si trovano a risolvere quotidianamente, soprattutto nel momento in cui non c’è una struttura di lavoro pensata per ottimizzare i tempi e facilitare l’operatività stessa.

Talvolta gli errori si ripetono a causa della burocrazia, a volte perché manca il dialogo. Ma la gestione delle risorse umane – HR –, ovvero coloro che compongono la comunità aziendale, rimane il perno, il punto di riferimento.

Di fatto, sappiamo che tale gestione è composta da compiti e mansioni, non sempre facili: ciascun aspetto richiede molto tempo e altrettanta attenzione. Chi rileva le assenze o le presenze? Chi si occupa di archiviare i documenti? Chi organizza i turni e le ferie?

Al giorno d’oggi, soprattutto per le aziende in crescita, la tecnologia è una valida alleata, perché il responsabile HR non può più ritrovarsi con centinaia di scartoffie da smaltire. Qual è la priorità? E quali scartoffie sono state già archiviate?

Quali sono i punti critici?

Vale la pena, a questo punto, approfondire ulteriormente i punti critici, ovvero i punti critici che si ripetono più spesso. Il primo caso salta subito all’occhio: spesso il responsabile HR è rallentato nella conclusione delle pratiche.

Ma un rallentamento delle operazioni strategiche può interferire in modo negativo sull’impresa stessa, in quanto tocca il punto “vivo”, il cuore dell’azienda: l’organizzazione dei lavoratori.

Per non parlare dei supporti digitali: spesso non si sa quale soluzione adottare, e quindi si tende a fare un po’ di confusione. Ma un responsabile HR deve essere messo nelle condizioni di lavorare nel miglior modo possibile, con un’unica piattaforma come riferimento per il proprio lavoro.

Pensiamo alle difficoltà di dover gestire più strumenti che apportano un nulla di fatto all’azienda: condivisione di dati errata, inserimento di informazioni sbagliate, comunicazioni ben poco fluide.

Da qui deriva il problema più gravoso per qualsiasi azienda: l’insoddisfazione del personale. Il mondo del lavoro di oggi è molto diverso dal passato, e le aziende non possono permettersi di perdere dei talenti procacciati nel tempo: i dipendenti vanno valorizzati, ma soprattutto devono essere messi nelle condizioni di poter svolgere il proprio lavoro al meglio.

Soluzioni HR da valutare: il punto della situazione

I motivi per cui si dovrebbero valutare delle soluzioni HR su misura sono molteplici, come la semplificazione: rendere le operazioni e i processi più snelli, così come le comunicazioni rapide e immediate, è l’obiettivo primario di ogni azienda. Senza comunicazione, del resto, non si va da nessuna parte.

Parliamo poi della sicurezza: al di là del fatto che dematerializzare i documenti è una scelta che sensibilizza sul tema ecologico (e mette ordine in ufficio!), tutto viene conservato online, con un senso di protezione maggiore. Nessun file viene perso, e ovviamente molte piattaforme garantiscono un alto livello di sicurezza.

Spazio, infine, al benessere dei dipendenti, di cui abbiamo accennato poc’anzi l’importanza: anche il legame tra lavoratori migliora, in quanto nessuno colpevolizza l’altro per aver perso dei documenti o perché i turni di lavoro sono introvabili.

La gestione del personale con la tecnologia: il futuro è già qui

Mediante l’uso della tecnologia, le aziende hanno l’opportunità di digitalizzarsi e di sfruttare dunque dei vantaggi competitivi che, in un passato nemmeno troppo lontano, sembravano quasi impossibili.

Valutare l’adozione di una piattaforma di gestione digitale del personale presenta innumerevoli vantaggi, come l’occasione di migliorare la struttura del lavoro, snellire i tempi operativi, osservare una panoramica costante dell’andamento dell’impresa. Senza alcun dato perso, errato.

Un sistema digitale moderno, che ci dice che il futuro è già qui: le attività delle piattaforme online modificano in modo sostanziale l’organigramma aziendale. E se il cambiamento all’inizio quasi incute timore, è perfettamente normale: la digitalizzazione è un processo spesso lento, ma graduale, che porta l’impresa stessa a diventare sempre più competitiva ogni giorno.