Fattura elettronica: ora obbligatoria anche per i forfettari, quale software per una gestione smart?

Il primo luglio 2022 è scattato l’obbligo della fattura elettronica anche per i forfettari, in particolare per i contribuenti che aderiscono a questo regime fiscale agevolato che hanno ricevuto compensi o ricavi superiori a 25 mila euro nel 2021. Si tratta di una fase transitoria, infatti a partire dal 2024 la fatturazione elettronica sarà resa obbligatoria per tutti i forfettari.

Per il momento non scatteranno le sanzioni in caso di mancato rispetto di questo adempimento, infatti fino a settembre sarà possibile emettere la fattura elettronica entro il mese successivo senza incorrere nelle sanzioni.

Questa novità, introdotta dopo l’approvazione da parte della Commissione Europea, rende necessario anche per i forfettari dotarsi di tecnologie adeguate per gestire la fatturazione elettronica al pari degli altri contribuenti già obbligati dal primo gennaio 2019.

Come gestire la fatturazione elettronica in modo semplice e veloce

Per emettere fatture elettroniche è necessario utilizzare un software specifico, compatibile con la codifica del linguaggio XML adottato dal Sistema di Interscambio. Naturalmente, per gestire in modo ottimale tutti gli adempimenti è importante ricorrere alle tecnologie sviluppate da provider specializzati, così da usufruire di soluzioni complete.

Ne costituisce un esempio TeamSystem, che propone il software per la fattura elettronica TS Digital, una piattaforma integrabile con il gestionale aziendale, con la quale svolgere ogni genere di operazione nel pieno rispetto della normativa vigente.

La funzione principale di un software per la fatturazione elettronica è l’emissione del documento fiscale, a partire dalla compilazione che prevede dei campi diversi rispetto a quelli della vecchia fattura cartacea, oltre alla necessità di apporre la firma digitale per l’invio al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.

Dopodiché, bisogna essere in grado di ricevere le fatture elettroniche utilizzando una funzionalità integrata del software, senza tralasciare la conservazione dei documenti fiscali elettronici per 10 anni come previsto dalla legge.

Questa procedura potrebbe sembrare particolarmente complessa a prima vista, tuttavia usando una piattaforma progettata appositamente per la gestione della fatturazione elettronica è possibile semplificare ogni operazione, per risparmiare tempo e risorse da dedicare alla propria attività. Ciò vale sia per i forfettari, sia per i professionisti che aderiscono al regime fiscale ordinario e per le aziende che devono gestire un numero elevato di fatture elettroniche.

Come scegliere il software per la fatturazione elettronica adatto

La scelta del software per la fatturazione elettronica richiede un’attenta valutazione delle caratteristiche e delle funzionalità della piattaforma, per essere sicuri di selezionare la tecnologia più adatta alle proprie esigenze e in grado di agevolare gli adempimenti fiscali obbligatori.

Innanzitutto, bisogna considerare la qualità del software, il quale deve offrire un’interfaccia moderna e intuitiva per facilitare l’utilizzo del programma anche a chi non possiede particolari competenze digitali.

Inoltre, è preferibile la presenza di funzioni di automatizzazione dell’invio e della ricezione delle fatture elettroniche, ad esempio attraverso la lista contatti e la compilazione assistita dei documenti fiscali digitali. Una caratteristica utile è la connessione di altri utenti autorizzati all’interno della piattaforma, per esempio il proprio commercialista, possibilmente con diversi livelli di abilitazione per configurare sia accessi di sola lettura sia si lettura e scrittura.

Il software per la fatturazione elettronica deve essere integrabile con i gestionali aziendali, in questo modo è possibile implementare l’applicazione nell’infrastruttura digitale dell’impresa o dello studio e semplificare ulteriormente i processi interni.

Un altro aspetto da valutare è la sicurezza della piattaforma, la quale deve essere dotata di avanzati sistemi di protezione per tutelare i dati sensibili del proprio business e dei clienti.

Lo stesso vale per la conservazione a norma delle fatture elettroniche, preferendo i software con funzionalità di custodia accreditata AgID, l’Agenzia per l’Italia Digitale, per essere sicuri che si tratti di un sistemi i cui requisiti sono riconosciuti dalle autorità nazionali di riferimento.

Con il software giusto deve essere possibile adeguarsi all’obbligo della fatturazione elettronica senza stress, complessità o perdite di tempo, per rendere queste procedure agili e smart.