Eliminare i documenti cartacei in ufficio: ecco alcuni consigli

Si parla ormai costantemente di digitalizzazione, tuttavia in molte realtà aziendali sono ancora presenti i classici faldoni con documentazione cartacea. Come è normale che sia, una parte di documenti può dover essere firmata in calce e archiviata “alla vecchia maniera”. Ma molti altri possono tranquillamente mantenere il loro valore legale pur non risultando copie fisiche.

Documenti virtuali

Si denomina conservazione sostitutiva a norma di legge e può dare modo ad aziende pubbliche e private di eliminare tutto ciò che di cartaceo si trova sugli scaffali. Le normative che consentono di avere in cloud o su supporti digitali diversi documenti lasciandone intatta la validità nel tempo, sono molteplici: tra queste, il Regolamento UE 910/2014 e il Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014. Gli standard qualitativi dei servizi invece sono regolamentati da Linee guida AgID con certificazioni quali la ISO 14721 OAIS.

A livello operativo, le figure responsabili in azienda andranno a coordinare questa transizione seguendo tutti i passi necessari affinché i dati gestiti restino protetti e garantiti da privacy. Il responsabile della conservazione sostitutiva potrà pertanto essere individuato sia all’interno della propria realtà, che persino esternamente, ma risulterà sempre affidabile e in grado di tutelare ogni singolo documento.

Inutile dire che, una volta effettuata tale transizione, distruggere correttamente il cartaceo dovrà richiedere un’attenzione particolare, onde evitare che possano essere smaltiti in maniera errata dati sensibili.

Cosa si può eliminare dagli scaffali

Esistono documenti, come la PEC o i contratti digitali, che nascono già “virtuali” e non possono essere trasposti in cartaceo, o perderebbero la loro validità. Al contrario, vi sono tipologie che possono essere “trasformate” da cartacee a digitali:

• Fatture che non nascono elettroniche.
• Documenti di trasporto.
• Registri contabili.
• Dichiarazioni a livello fiscale.
• Contratti.
• Mail e comunicazioni tra clienti e fornitori.
• Scontrini e ricevute fiscali.
• Inventari.

Questi sono solo alcuni esempi di materiale cartaceo che potrebbe deteriorarsi o cancellarsi col tempo, smarrirsi in caso di spostamenti e traslochi o perdere di validità proprio per tali cause. Avere un software con chiavi sicure a cui accedere è fondamentale, dunque, anche per avere una conservazione che duri per l’intero ciclo di vita di un documento, potendolo recuperare sempre quando serve.

La protezione va implementata con autenticazione a due fattori e con condivisione attenta solo con il personale e i settori addetti. A livello pratico, questa modalità supporta in modo eccellente il flusso di qualunque lavoro.

Dalla logistica all’ufficio

Se si pensa a un documento di trasporto inserito in un sistema complesso di logistica, si può immaginare un’organizzazione perfetta del picking e del trasporto di merci e materiali seguendoli praticamente da quando escono dal magazzino, fino alla consegna.

Negli uffici dove vi è un numero più o meno alto di dipendenti, gestire le risorse umane e i fornitori in un unico ambiente virtuale dove collocare contratti, richieste di fornitura e ricevute diventa un metodo smart e rapido di lavorare che limita anche in modo molto efficace l’errore umano.